Từ lâu, các doanh nghiệp và tập đoàn trên toàn thế giới đã sử dụng Excel làm công cụ quản lý hàng tồn kho. Nhưng khi nhiều phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên dụng được giới thiệu, khả năng tồn tại của Excel đối với nhiệm vụ này bị nghi ngờ.
Mặc dù Excel là một chương trình rất hữu ích nhưng nó có đủ để quản lý hàng tồn kho không? Để trả lời câu hỏi này, hãy cùng so sánh cách quản lý kho bằng Excel với phần mềm quản lý kho.
Tại sao nhiều doanh nghiệp sử dụng Excel để quản lý hàng tồn kho
Excel về cơ bản là một chương trình bảng tính sử dụng lưới ô để giúp nhanh chóng tổng hợp, sắp xếp và tính toán dữ liệu. Tuy nhiên, nó vượt xa số học cơ bản—Excel có các mẫu và tính năng dành cho quản lý dự án, kế toán, dự báo và các nhiệm vụ chuyên môn khác. Đó là lý do tại sao nó cũng là ứng dụng quản lý hàng tồn kho của nhiều doanh nghiệp.
Excel có rào cản gia nhập thấp vì nó tiết kiệm. Bạn chỉ cần mua giấy phép cho Microsoft Office và bạn đã sẵn sàng để sử dụng. Đó là lý do tại sao bạn sẽ thấy tất cả mọi người từ các công ty mới thành lập đến các tập đoàn đều sử dụng nó.
Hơn nữa, Excel rất linh hoạt. Bạn có thể tùy chỉnh nó theo yêu cầu riêng của mình và thêm macro, công thức và mẫu. Với Excel, bạn không chỉ giới hạn ở những con số nhàm chán. Bạn có thể tạo các đồ thị và biểu đồ mạnh mẽ trong Excel để trình bày và phân tích dữ liệu một cách trực quan trong nháy mắt.
6 Hạn chế của Quản lý Hàng tồn kho trong Excel
Không còn nghi ngờ gì nữa, Excel cung cấp các tính năng ấn tượng mà các công ty mới thành lập và doanh nghiệp nhỏ sử dụng để quản lý hàng tồn kho của họ. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, các vấn đề phát sinh do những hạn chế của Excel với tư cách là công cụ quản lý hàng tồn kho. Dưới đây là một số hạn chế của nó.
1. Quy trình tốn thời gian & Thiếu tự động hóa
Các doanh nghiệp lớn hơn xử lý nhiều hàng tồn kho hơn, phải được ghi lại thủ công trong Excel. Từ việc nhập và cập nhật dữ liệu đến tổ chức và xem xét, quản lý hàng tồn kho bằng Excel khiến công ty tốn rất nhiều thời gian và công sức.
Trong một thế giới lý tưởng, bạn muốn Excel nhắc bạn sau khi lượng hàng của bạn giảm xuống một mức nhất định để bạn có thể sắp xếp lại. Thật không may, đó không phải là trường hợp vì thiếu tự động hóa trong Excel.
2. Tăng khả năng mắc lỗi của con người
Một vấn đề khác với việc nhập dữ liệu thủ công là khả năng xảy ra lỗi của con người. Mặc dù những lỗi như vậy thường có thể tránh được ở quy mô nhỏ hơn, nhưng lỗi của con người gần như không thể tránh khỏi khi xử lý một luồng dữ liệu khổng lồ từ nhiều nguồn.
Ví dụ: một công thức không chính xác có thể ảnh hưởng đến nhiều ô, nếu không phải là toàn bộ bảng tính, dẫn đến các báo cáo sai. Dường như vô hại, những lỗi như vậy thường có thể tạo ra kết quả sai khiến công ty phải trả hàng triệu đô la.
Tìm và sửa những lỗi này là một trò chơi hoàn toàn mới. Làm cách nào để bạn tìm thấy dấu phẩy hoặc dấu thập phân bị thiếu trong hàng nghìn ô dữ liệu? Ngay cả khi bạn tìm thấy sự cố, vấn đề này thường phải được khắc phục trên nhiều ô, quá trình này có thể mất vài giờ.
3. Thiếu cập nhật theo thời gian thực
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đòi hỏi dữ liệu thời gian thực để ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, điều đó là không thể với Excel vì bạn phải cập nhật bảng tính theo cách thủ công sau mỗi lô hàng hoặc sản phẩm đã bán. Ngay cả với những nhân viên tận tâm nhất quan tâm đến hàng tồn kho và vật tư sẵn có, dữ liệu Excel của bạn thường sẽ bị chậm một bước.
Do thiếu cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp thường phải đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu lỗi thời. Điều này có thể dẫn đến một số vấn đề, chẳng hạn như dự trữ quá nhiều hoặc thiếu.
4. Hợp tác hạn chế
Cộng tác hiệu quả là điều cần thiết để quản lý hàng tồn kho vì nó xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn. Có một vài tính năng cộng tác trong Excel ngoài chia sẻ sổ làm việc, nhận xét và phần bổ trợ của bên thứ ba. Tuy nhiên, việc cập nhật đồng thời dữ liệu hàng tồn kho là một rắc rối trong Excel.
5. Thiếu bảo mật & lịch sử dữ liệu
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, nhiều bên liên quan cần quyền truy cập vào các phần cụ thể của dữ liệu hàng tồn kho. Điều này trở thành vấn đề khi làm việc với Excel vì nó không cung cấp quyền truy cập dựa trên vai trò. Một người có quyền truy cập vào bảng tính hàng tồn kho có thể truy cập toàn bộ hoặc không truy cập, gây khó khăn cho việc bảo vệ thông tin nhạy cảm của công ty.
Mặc dù bạn có thể theo dõi các thay đổi trong Excel, nhưng điều đó là không đủ đối với các công ty có bộ dữ liệu hàng tồn kho lớn hơn và phức tạp hơn. Thật khó để theo dõi ai đã thực hiện các thay đổi đối với dữ liệu hàng tồn kho, những thay đổi nào được thực hiện và chúng được thực hiện khi nào.
Quá trình kiểm tra hạn chế như vậy giúp mọi người dễ dàng thay đổi dữ liệu hàng tồn kho để che giấu các hoạt động gian lận, khiến tính toàn vẹn của dữ liệu hàng tồn kho bị đe dọa.
Tại sao chuyển sang phần mềm quản lý hàng tồn kho?
Nếu bạn đang gặp sự cố khi quản lý hàng tồn kho của mình bằng Excel, đã đến lúc chuyển sang phần mềm quản lý hàng tồn kho. Không giống như Excel, phần mềm này được thiết kế đặc biệt để quản lý hàng tồn kho và kết hợp liền mạch tất cả các khía cạnh của quản lý hàng tồn kho, chẳng hạn như kênh bán hàng, bổ sung hàng và nhập kho.
Ngoài việc cung cấp giải pháp một cửa, phần mềm quản lý hàng tồn kho như Cin7 và Zoho Inventory tự động hóa quy trình bằng các thông báo và cảnh báo. Họ cung cấp các tính năng báo cáo chuyên biệt giúp dự đoán xu hướng bán hàng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực.
5 ưu điểm của phần mềm quản lý kho so với excel
Phần mềm quản lý hàng tồn kho mới nhất mang lại những lợi thế to lớn so với Excel. Điều này làm cho các vấn đề về tự động hóa và khả năng mở rộng mà người dùng Excel phải đối mặt trở nên dư thừa với phần mềm quản lý hàng tồn kho.
Hãy xem ưu điểm của các ứng dụng quản lý hàng tồn kho để xem ứng dụng này vượt trội hơn Excel như thế nào.
1. Tự động hóa tiết kiệm thời gian và tài nguyên của công ty
Phần mềm quản lý hàng tồn kho tự động hóa việc quản lý hàng tồn kho bằng công nghệ RFID hoặc máy quét mã vạch. Nó cũng tự động sắp xếp lại. Khi mức tồn kho của bạn đạt đến một ngưỡng nhất định, các đơn đặt hàng sẽ được tạo tự động, ngăn chặn tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu.
Tự động hóa quy trình giúp mọi thứ trở nên dễ quản lý, tiết kiệm thời gian và nguồn lực của công ty. Đó là một bước tiến so với Excel, giúp bạn mở rộng quy mô kinh doanh dễ dàng hơn nhiều bằng cách chỉ định một cách có chiến lược thời gian và tài nguyên tiết kiệm được cho các nỗ lực tạo ra lợi nhuận.
2. Dữ liệu đáng tin cậy hơn
Bằng cách tự động hóa hầu hết các khía cạnh của quản lý hàng tồn kho, phần mềm quản lý hàng tồn kho giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi của con người. Nó không chỉ làm cho dữ liệu thu được trở nên đáng tin cậy hơn mà còn cắt giảm thời gian và nguồn lực dành cho việc kiểm tra và sửa lỗi.
Dữ liệu đáng tin cậy chuyển thành dự báo chính xác rất quan trọng cho sự phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Phân tích dữ liệu chính xác có thể giúp các công ty đưa ra quyết định sáng suốt liên quan đến sắp xếp lại và phân bổ nguồn lực, cải thiện khả năng sinh lời và cho phép khả năng mở rộng.
3. Tích hợp hệ thống trở nên dễ dàng
Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể tích hợp với các phòng ban khác của doanh nghiệp bạn, chẳng hạn như mua hàng, bán hàng, tài khoản, v.v. Việc tích hợp liền mạch như vậy giúp các công ty không phải thu thập dữ liệu theo cách thủ công từ nhiều phòng ban khác nhau và tổng hợp dữ liệu đó vào sổ làm việc Excel.
Mở rộng quy mô thường liên quan đến việc kinh doanh đồng thời trên nhiều thị trường bán hàng. Với Excel, bạn phải tạo và quản lý nhiều sổ làm việc kiểm kê cho các kênh bán hàng khác nhau và cố gắng giữ cho chúng đáng tin cậy và cập nhật.
Một phần mềm quản lý hàng tồn kho làm cho quy trình dễ dàng hơn bằng cách tích hợp tất cả các kênh. Bạn sẽ không phải gặp rắc rối khi quản lý dữ liệu quy mô lớn như vậy bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho, vì phần mềm này sẽ tự động thu thập dữ liệu và cung cấp theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực.
4. Dự báo & lập kế hoạch dễ dàng hơn
Quản lý khoảng không quảng cáo trong Excel chậm hơn so với những gì đang xảy ra do tính chất nhập liệu thủ công của nó. Khoảng cách này giữa khoảng không quảng cáo trên bảng tính và khoảng không quảng cáo trong kho của bạn trở thành một rào cản đáng kể trong việc dự báo, lập kế hoạch và ra quyết định hiệu quả. Cuối cùng, các doanh nghiệp phải vật lộn để đáp ứng nhu cầu thị trường ngày càng tăng và không thể cạnh tranh với các công ty sử dụng giải pháp tự động.
Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ loại bỏ khoảng cách này với dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực. Tại bất kỳ thời điểm nào, bạn đều biết mức tồn kho của mình tại nhiều địa điểm, đơn đặt hàng, v.v. Dự báo và lập kế hoạch trở nên dễ dàng và chính xác hơn với sự trợ giúp của dữ liệu thời gian thực có thể truy cập.
5. Tăng cường bảo mật dữ liệu với quyền truy cập dựa trên vai trò
Không giống như Excel, phần mềm quản lý hàng tồn kho cung cấp quyền truy cập dựa trên vai trò. Quản trị viên có thể chỉ định vai trò với các quyền và cấp độ truy cập khác nhau.
Ví dụ: người quản lý kho có thể có toàn quyền truy cập vào phần mềm với quyền truy cập dữ liệu có sẵn, tạo báo cáo, đặt hàng, v.v. Đồng thời, nhân viên nhập liệu chỉ được truy cập màn hình nhập liệu.
Quyền truy cập dựa trên vai trò giúp tạo và duy trì hệ thống phân cấp của công ty, đồng thời cải thiện tính bảo mật của thông tin nhạy cảm của công ty. Hơn nữa, nó giúp theo dõi những thay đổi đã được thực hiện đối với hệ thống, ai đã thực hiện chúng và khi nào. Điều này làm tăng trách nhiệm giải trình và giảm thiểu khả năng vi phạm quyền riêng tư và gian lận.
Ứng dụng quản lý hàng tồn kho giúp mở rộng quy mô kinh doanh của bạn
Excel thường là đủ cho một doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt nếu doanh nghiệp đó không có đủ tiền để chi tiêu cho các ứng dụng và dịch vụ chuyên biệt. Tuy nhiên, đây là một trở ngại cho khả năng mở rộng khi doanh nghiệp của bạn đang phát triển. Vì vậy, sẽ đến lúc các vấn đề đáng chú ý phát sinh. Khi thời điểm đó đến, phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên dụng là một phần của giải pháp.
Với phần mềm quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho của mình tốt hơn bằng cách tự động hóa quy trình, loại bỏ lỗi của con người và cải thiện sự hợp tác. Tuy nhiên, tự động hóa không nên giới hạn trong quản lý hàng tồn kho. Các công ty phải luôn cố gắng cải thiện hiệu quả và lợi nhuận bằng cách tự động hóa các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp.
