Nếu nhiệm vụ của bạn chồng chất trong khi thời hạn đến gần và bạn cảm thấy quá tải, có thể bạn đang không quản lý thời gian hiệu quả.
Hầu hết chúng ta đều mắc phải những lỗi quản lý thời gian khủng khiếp không chỉ khiến chúng ta mất đi những giờ phút quý giá mà còn khiến chúng ta gia tăng lo lắng, căng thẳng và mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Hãy xem xét một số lỗi quản lý thời gian phổ biến nhất và cách tránh chúng để tăng năng suất của chúng ta:
1. Không Đặt Mục Tiêu
Làm việc không mục đích mà không có mục tiêu trong đầu có thể dẫn đến thiếu động lực và năng suất. Bạn dễ bị xao nhãng và không quản lý tốt thời gian của mình.
Làm thế nào để tránh nó?
Đặt mục tiêu và cam kết với chúng sẽ cho bạn định hướng và thúc đẩy bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình. Bạn trở nên tập trung hơn và quản lý thời gian cũng như nguồn lực tốt hơn để đạt được mục tiêu của mình.
Nhưng hãy nhớ rằng, không phải tất cả các mục tiêu đều như nhau. Các mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thời hạn) hoạt động tốt hơn các mục tiêu không cụ thể. Một số nghiên cứu ủng hộ tuyên bố này. Một nghiên cứu như vậy được thực hiện trong lĩnh vực ngân hàng của Cape Coast Metropolis đã phát hiện ra rằng việc đặt ra các mục tiêu cụ thể và đầy thách thức (nhưng có thể đạt được) giúp nâng cao hiệu suất của nhân viên.
Vì vậy, thay vì đặt mục tiêu “hoàn thành cuốn tiểu thuyết đầu tiên của tôi”, hãy sử dụng biến thể SMART của nó, tức là “hoàn thành ít nhất một chương của cuốn tiểu thuyết đầu tiên của tôi mỗi tháng”. Cái sau cụ thể hơn, thách thức bạn và đặt giới hạn thời gian cho mục tiêu của bạn.
2. Không ưu tiên
Nếu bạn không có danh sách việc cần làm để giúp bạn luôn cập nhật các nhiệm vụ, bạn sẽ thấy mình nhảy vào chúng một cách tùy tiện. Vào cuối ngày, bạn vẫn sẽ có rất nhiều nhiệm vụ chưa hoàn thành và sự thất vọng. Không phải là không đủ thời gian mà thực tế là bạn chưa quản lý tốt thời gian của mình.
Làm thế nào để tránh nó?
Việc có danh sách việc cần làm giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ và quản lý thời gian tốt bằng cách ấn định thời gian dựa trên mức độ quan trọng và cấp bách của nhiệm vụ. Đây là cách thực hiện:
- Tìm một ứng dụng để liệt kê và ưu tiên các nhiệm vụ phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Viết ra tất cả những công việc bạn cần làm trong một ngày hoặc một tuần trong danh sách việc cần làm của bạn.
- Xếp hạng chúng dựa trên mức độ quan trọng và cấp bách của chúng bằng cách sử dụng hệ thống xếp hạng.
- Xếp hạng các nhiệm vụ quan trọng và cấp bách nhất ở trên cùng, trong khi các nhiệm vụ cấp bách và ít quan trọng nhất ở dưới cùng.
- Bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp nhất và di chuyển xuống danh sách.
3. Không theo dõi thời gian
Nếu bạn bắt đầu một dự án mà không đánh giá xem sẽ mất bao nhiêu thời gian, thì có thể mất nhiều thời gian hơn yêu cầu. Hoặc bạn có thể trở nên quá tự tin và đảm nhận nhiều việc hơn khả năng của mình mà không có đủ thời gian để hoàn thành. Với ít thời gian hơn trong tay, bạn không chỉ không thể đáp ứng thời hạn mà công việc được tạo ra có thể sẽ không đạt yêu cầu.
Làm thế nào để tránh nó?
Luôn đánh giá xem một dự án cụ thể nên mất bao nhiêu thời gian và cố gắng hoàn thành dự án trong khung thời gian đó (hãy đảm bảo dành thêm thời gian cho các kỳ nghỉ ngắn). Bạn nên sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian để theo dõi lượng thời gian bạn dành cho một dự án hoặc nhiệm vụ.
Khi bạn biết một nhiệm vụ cụ thể mất bao nhiêu thời gian (trung bình), bạn có thể lên lịch cho các nhiệm vụ của mình hiệu quả hơn. Làm điều này đủ số lần và bạn sẽ nhận được một bảng nhật ký chi tiết về thời gian dành cho các nhiệm vụ khác nhau vào một ngày/tuần/tháng cụ thể.
Khi bạn có điều đó, bạn có thể tìm ra những nhiệm vụ định kỳ nào đang chiếm nhiều thời gian nhất và nghĩ ra các giải pháp để thực hiện chúng hiệu quả hơn hoặc tự động hóa chúng để tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Internet có rất nhiều ứng dụng theo dõi thời gian miễn phí mà bạn có thể sử dụng để theo dõi các dự án của mình nhằm quản lý thời gian tốt hơn.
4. Trì hoãn
Trì hoãn là một trở ngại lớn trong công việc, đặc biệt là khi bạn phải hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn hoặc nhàm chán. Thêm vào đó là sự kết hợp của các yếu tố gây xao lãng hấp dẫn, chẳng hạn như điện thoại thông minh của bạn, và bạn đã có cho mình công thức hoàn hảo để trì hoãn.
Bạn sẽ chểnh mảng, dễ bị phân tâm và lãng phí thời gian cho đến khi thời hạn đến gần. Những người trì hoãn luôn thiếu thời gian, trễ hạn và ít hoặc không có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Làm thế nào để tránh nó?
Một cách tuyệt vời để tránh trì hoãn là chia một dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Ví dụ: nếu bạn cần viết một bài viết 2000 từ, thay vì lo sợ viết cả bài, hãy chia nhỏ nó thành các nhiệm vụ phụ: dàn ý, giới thiệu, tiêu đề phụ 1, tiêu đề phụ 2, tiêu đề phụ 3 và kết luận.
Giờ hãy ấn định cho mình các khoảng thời gian cho từng nhiệm vụ nhỏ hơn này và cam kết thực hiện chúng. Bạn sẽ cảm thấy có động lực hơn để hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn này và ít có khả năng trì hoãn hơn. Một phương pháp tuyệt vời khác để vượt qua sự trì hoãn là sử dụng kỹ thuật Pomodoro. Kỹ thuật Pomodoro tuân theo một khái niệm tương tự.
Đây là cách bạn có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro:
- Chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn
- Nhận một bộ đếm thời gian và đặt nó thành 25 phút
- Cho bản thân 25 phút và làm việc trên một nhiệm vụ phụ
- Nghỉ giải lao 5 phút sau khi đồng hồ reo (sau 25 phút)
- Hoàn thành bốn chu kỳ 25 phút và sau đó nghỉ nửa giờ
5. Lập kế hoạch không hiệu quả
Bạn có nhận thấy rằng một số ngày không hiệu quả như những ngày khác không? Đó là bởi vì mức năng lượng của chúng ta thay đổi trong suốt cả tuần. Không chỉ vậy, những người khác nhau có mức năng lượng khác nhau trong ngày.
Nếu bạn không xem xét số giờ làm việc hiệu quả cao nhất của mình trong khi lập lịch trình, thì có khả năng bạn sẽ thấy mình có những nhiệm vụ quan trọng nhất đang chờ xử lý, với rất ít thời gian và năng lượng còn lại.
Làm thế nào để tránh nó?
Bạn là một con cú đêm hay một con chim sớm? Đánh giá cách bạn làm việc và tìm ra giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn. Khi bạn biết những giờ bạn làm việc hiệu quả nhất, hãy lên lịch cho các dự án của bạn cho phù hợp.
Phân bổ số giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn cho những nhiệm vụ quan trọng nhất (và chuyên sâu) đồng thời giữ lại những nhiệm vụ ít quan trọng hơn (hoặc ít chuyên sâu hơn), ví dụ: trả lời email hoặc thiết lập cuộc họp, cho những giờ làm việc còn lại. Có một số ứng dụng lịch có thể giúp bạn lên lịch hiệu quả; tìm một trong đó đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn.
6. Đầu hàng trước những phiền nhiễu
Một cuộc khảo sát vào tháng 6 năm 2020 từ Statista tiết lộ rằng 53,7% những người làm việc tại nhà nghĩ rằng điện thoại thông minh của họ là nguyên nhân lớn nhất khiến họ mất tập trung. Bạn có thường xuyên thấy mình đang làm việc và đột nhiên, điện thoại của bạn bắt đầu rung lên không? Bạn bị phân tâm và bây giờ buộc phải kiểm tra điện thoại của mình.
Cho dù đó là email từ khách hàng, tin nhắn từ đồng nghiệp của bạn hay thông báo ngẫu nhiên từ Facebook, Twitter hoặc Instagram; những phiền nhiễu có thể khiến bạn mất nhiều thời gian làm việc.
Làm thế nào để tránh nó?
Tất cả bắt nguồn từ việc lập kế hoạch hiệu quả. Đặt ra các khung thời gian cho công việc, kiểm tra email, giải trí, v.v. Khi đến giờ làm việc, hãy đặt điện thoại của bạn sang một bên (ở chế độ trên máy bay), tốt nhất là ở một phòng khác và bắt đầu làm việc.
Vì nguồn gây xao nhãng lớn nhất giờ đã không còn nữa, nên việc tập trung vào công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng và dễ dàng hơn nhiều. Vì bạn đang dồn toàn bộ sự tập trung và chú ý vào một nhiệm vụ duy nhất nên bạn sẽ ít mắc lỗi hơn và có nhiều khả năng hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.
Điều gì sẽ xảy ra nếu việc đặt điện thoại ở chế độ máy bay không hiệu quả với bạn? Điều gì sẽ xảy ra nếu tâm trí bạn lang thang trên mạng xã hội và bạn buộc phải nhấc điện thoại lên để kiểm tra email hoặc lướt qua nguồn cấp dữ liệu Facebook trực tiếp trên máy tính xách tay của mình? Nếu đó là bạn, hãy thử sử dụng ứng dụng Freedom để loại bỏ phiền nhiễu, vượt qua sự trì hoãn và đạt được nhiều hơn nữa.
Giải phóng toàn bộ tiềm năng của bạn
Trong khi tập trung vào cách quản lý thời gian của bạn tốt hơn, bạn rất dễ quên mất lý do tại sao ngay từ đầu bạn lại quản lý thời gian của mình, tức là để hoàn thành nhiều việc hơn.
Điều hướng vô số ứng dụng năng suất mỗi ngày mà không làm được nhiều việc hơn là điều vô nghĩa. Tìm ra những gì phù hợp với bạn và gắn bó với nó mà không đánh mất bức tranh toàn cảnh. Nhưng để tìm ra điều gì phù hợp với bạn, điều quan trọng là phải hiểu nhu cầu quản lý thời gian của bạn.
