Những người làm việc từ xa gặp khó khăn trong việc ngắt kết nối khỏi các ứng dụng công việc, vì họ cảm thấy cần phải chứng minh sự hiện diện của mình bằng cách luôn trực tuyến và phản hồi nhanh, làm nảy sinh chủ nghĩa thuyết trình kỹ thuật số — một kẻ thù quen thuộc mà chúng tôi phải vật lộn để đối phó trong văn phòng thực, mặc dù ở một hình thức khác.
Việc áp dụng cách tiếp cận công việc linh hoạt hơn được cho là cơ hội vàng để đánh giá lại quy trình làm việc của chúng tôi. Tuy nhiên, chủ nghĩa hiện tại đã cố gắng vượt qua các vết nứt, vì một số nhân viên từ xa cảm thấy cần phải có mặt hầu như mọi lúc. Bài viết này sẽ trình bày về thuyết trình diễn kỹ thuật số là gì và một số giải pháp.
Thuyết trình kỹ thuật số là gì?
Thuyết trình trong một văn phòng thực tế xảy ra khi nhân viên dành nhiều thời gian làm việc hơn mức cần thiết. Nó thường được thúc đẩy bởi nỗi sợ bị coi là chểnh mảng hoặc không làm việc đủ chăm chỉ. Điều này có thể dẫn đến việc nhân viên làm việc nhiều giờ, bỏ giờ nghỉ trưa hoặc làm việc khi bị ốm.
Tuy nhiên, thuật ngữ này cũng có thể áp dụng cho những nhân viên có mặt để làm việc nhưng không hiệu quả — họ có mặt về mặt thể chất nhưng đã kiểm tra về mặt tinh thần. Điều đó một phần là do việc xuất hiện tại nơi làm việc thường xuyên là đủ để báo hiệu sự cam kết, tận tâm và năng suất đối với những người giám sát, ngay cả khi không phải như vậy.
Bạn sẽ nghĩ rằng hành vi này sẽ biến mất trong cài đặt từ xa, nhưng hóa ra nó đã chuyển sang dạng kỹ thuật số. Thuyết trình viên kỹ thuật số là xu hướng của nhân viên luôn sẵn sàng và đáp ứng các ứng dụng liên quan đến công việc ngoài giờ làm việc. Những người làm việc từ xa có xu hướng cảm thấy cần phải có mặt hầu như mọi lúc để chứng tỏ rằng họ đang làm việc, chẳng hạn như trả lời email vào cuối tuần hoặc trả lời tin nhắn Slack trong bữa tối với gia đình.
Sự kết nối liên tục này và nhu cầu được đáp ứng mọi lúc đã dẫn đến văn hóa làm việc luôn hoạt động. Kết quả là, những bức tường ngăn cách giữa công việc và cuộc sống cá nhân của chúng ta đã sụp đổ, dẫn đến kiệt sức và giảm năng suất. Cân nhắc mức độ bất lợi của hành vi này, điều quan trọng là phải tìm ra các giải pháp thiết thực để giải quyết nó.
Cách vượt qua thuyết trình viên kỹ thuật số tại nơi làm việc
Bạn có thể sẽ đồng ý rằng hành vi này phụ thuộc nhiều vào mối quan hệ của bạn với các công cụ liên quan đến công việc và cách tiếp cận làm việc từ xa. Do đó, đánh giá lại cách bạn sử dụng các công cụ này và suy nghĩ lại chiến lược làm việc từ xa của bạn có thể thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh hơn và giúp bạn ngắt kết nối với công việc khi cần thiết. Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn đạt được điều đó:
1. Hợp lý hóa các công cụ liên quan đến công việc của bạn
Rất có thể, bạn đang sử dụng nhiều ứng dụng hơn bao giờ hết kể từ khi bạn bắt đầu làm việc từ xa để bù đắp cho việc thiếu tương tác và cộng tác trực tiếp. Mỗi ngày, bạn cần phải tung hứng giữa ứng dụng hội nghị truyền hình, ứng dụng nhắn tin, công cụ quản lý dự án và ứng dụng danh sách việc cần làm, chỉ cần kể tên một số. Tất cả những điều này chắc chắn dẫn đến nhiều thông báo hơn, chuyển đổi ngữ cảnh và ít thời gian thực hiện công việc của bạn hơn trong giờ làm việc và do đó, khó tắt sau giờ làm việc.
Để khắc phục điều này, bạn có thể sử dụng giải pháp tất cả trong một hoặc bộ không gian làm việc như Samepage hoặc Qatalog cung cấp hầu hết các tính năng bạn cần ở một nơi. Bạn có thể sử dụng các công cụ này để thiết lập trung tâm làm việc được cá nhân hóa cho bản thân và nhóm của mình, vì vậy bạn có thể tập trung vào công việc của mình trong giờ làm việc và tránh chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng khác nhau.
Ngoài ra, bạn có thể thích sử dụng một ứng dụng chuyên biệt cho một nhiệm vụ cụ thể. Rốt cuộc, hầu hết các công cụ phổ biến này đều có một điểm bán hàng duy nhất. Ví dụ, sự đơn giản và bảng kiểu kanban của Trello làm cho nó trở thành một công cụ tuyệt vời để quản lý dự án, trong khi các công cụ như Figma đã trở thành tiêu chuẩn trên thực tế cho việc cộng tác thiết kế. Trong trường hợp này, bạn có thể hợp lý hóa các ứng dụng liên quan đến công việc bằng cách tích hợp chúng bằng các công cụ như Zapier hoặc IFTTT.
2. Ôm công việc không đồng bộ
Một trong những giải pháp cơ bản nhất cho thuyết trình kỹ thuật số là có chủ đích về việc thúc đẩy năng suất qua khả năng hiển thị. Một trong những cách tốt nhất để đạt được điều này trong cài đặt từ xa là áp dụng giao tiếp và cộng tác không đồng bộ để cải thiện năng suất của bạn.
Khi bạn chọn làm việc không đồng bộ, bạn cho phép mọi người trong nhóm của bạn làm việc theo thời gian của riêng họ mà không cần phải trực tuyến và phản hồi theo thời gian thực. Bạn có thể gặt hái một số lợi ích từ việc này, bao gồm:
- Mọi người được tự do làm việc trong khoảng thời gian hiệu quả nhất trong ngày, trái ngược với việc tuân theo một lịch trình 9 đến 5 cứng nhắc.
- Khả năng giải lao và nạp năng lượng mà không cảm thấy tội lỗi.
- Cách làm này giúp khắc phục khó khăn trong việc điều phối lịch trình của các thành viên trong nhóm nằm ở các múi giờ khác nhau.
- Quan trọng hơn, nó chuyển trọng tâm từ khả năng hiển thị kỹ thuật số sang kết quả hoặc đầu ra hữu hình, dẫn đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh hơn và lực lượng lao động năng suất hơn.
3. Sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ
Sau khi chuyển cách tiếp cận của bạn sang công việc không đồng bộ, việc hỗ trợ chiến lược này bằng các công cụ được thực hiện rõ ràng cho giao tiếp không đồng bộ sẽ rất tốt. Rất may, có một số công cụ giao tiếp không đồng bộ mà bạn có thể sử dụng để cải thiện năng suất và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Ví dụ: trong khi Zoom có vị trí của nó ở nơi làm việc từ xa trong các trường hợp cụ thể, như thuyết trình trực tiếp, bạn không muốn sử dụng nó cho mọi cuộc trò chuyện. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các công cụ giao tiếp video không đồng bộ như Loom để ghi lại các tin nhắn video mà nhóm của bạn có thể xem theo thời gian của họ. Điều này rất tốt để chia sẻ thông tin cập nhật, đưa ra phản hồi hoặc giải thích những điều khó truyền đạt thông qua văn bản.
4. Tùy chỉnh tính khả dụng và thông báo của bạn
Đặt tình trạng sẵn sàng của bạn là “Hoạt động” trên Slack trong những ngày nghỉ hoặc sau giờ làm việc để gây ấn tượng với cấp trên của bạn có vẻ là một ý tưởng hay cho đến khi bạn thấy mình đang xử lý một luồng thông báo và yêu cầu vào phút chót. Về lâu dài, điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc của bạn và dẫn đến kiệt sức.
Vì vậy, thay vì dựa vào thông báo của bạn, hãy chịu trách nhiệm và tùy chỉnh tính khả dụng và thông báo theo lịch trình làm việc của bạn. Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào công việc của mình trong giờ làm việc và rút phích cắm điện trong thời gian rảnh để nạp năng lượng.
5. Giới thiệu các sáng kiến về sức khỏe
Khi nói đến việc đạt được sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống, văn hóa và chính sách tại nơi làm việc của bạn đóng một vai trò quan trọng. Nếu văn hóa công ty của bạn coi trọng thời gian dài và sự thuyết trình hơn là sự tham gia và sức khỏe của nhân viên, nó sẽ tác động tiêu cực đến năng suất của họ và lợi nhuận của bạn. Do đó, giới thiệu các sáng kiến chăm sóc sức khỏe tại nơi làm việc của bạn là rất tốt cho công việc kinh doanh.
Rất may, có một số ý tưởng chăm sóc sức khỏe tại nơi làm việc mà bạn có thể thực hiện mà không cần phải phá sản. Từ những việc đơn giản như khuyến khích nhóm của bạn nghỉ giải lao trong ngày đến thách thức mọi người thực hiện 10.000 bước mỗi ngày, có rất nhiều cách để tăng cường sức khỏe tại nơi làm việc của bạn.
Chọn năng suất thay vì thuyết trình kỹ thuật số
Khi chúng ta liên tục thích nghi với việc làm việc từ xa, điều quan trọng là tránh lặp lại một số sai lầm mà chúng ta đã mắc phải khi làm việc tại văn phòng. Hiển thị và phản hồi 24/7 không phải là cách tiếp cận tốt nhất để nổi bật khi làm việc từ xa. Thay vào đó, hãy cân nhắc áp dụng các chiến lược và công cụ thúc đẩy năng suất hơn là thuyết trình kỹ thuật số.
