Nếu danh sách việc cần làm của bạn quá nhiều văn bản, hãy chia nhỏ nó để bạn có thể hiểu được trong nháy mắt. Bảng công việc, trong đó mỗi mục việc cần làm xuất hiện dưới dạng thẻ, là cách tuyệt vời để tổ chức và hình dung danh sách việc cần làm của bạn.
Trello cổ điển chắc chắn là tốt nhất trong việc quản lý bảng tác vụ và có một số ứng dụng bảng kanban khác mà chúng tôi đã giới thiệu trong quá khứ. Danh sách này sẽ xem xét các ứng dụng mới hoặc tinh chỉnh trên các ứng dụng bảng tác vụ cổ điển, chẳng hạn như bảng lịch, trình tạo danh sách kiểm tra và thậm chí sử dụng bảng tính làm bảng tác vụ.
1. Bordio (Web, Android, iOS): Quản lý Công việc và Sự kiện trong Bảng Lịch
Có một trường phái tư tưởng về năng suất phổ biến tin rằng bạn nên quản lý các công việc trong lịch của mình. Tất nhiên, lịch chủ yếu dành cho các sự kiện. Bordio kết hôn với cả hai để tạo một “bảng lịch” để quản lý các nhiệm vụ và sự kiện của bạn ở một nơi.
Chế độ xem mặc định là một chuỗi các cột, với mỗi cột đại diện cho một ngày. Bạn có thể tạo thẻ nhiệm vụ hoặc thẻ sự kiện trong mỗi cột và di chuyển chúng tùy ý. Lưu ý rằng trong khi cột là một ngày, nó không được chia nhỏ theo giờ như lịch thông thường. Vì vậy, bạn có thể chỉ cần thêm các nhiệm vụ theo thứ tự ngẫu nhiên và sắp xếp lại chúng khi bạn thấy phù hợp. Bordio sẽ hiển thị cho bạn bảng thống kê thời gian mà các nhiệm vụ hoặc sự kiện trong ngày đó cộng lại.
Như bạn mong đợi, các thẻ nhiệm vụ có thể được chỉ định thời hạn, màu sắc tùy chỉnh và thời gian ước tính để hoàn thành chúng. Thẻ sự kiện có thể được cung cấp thời gian, địa điểm và chương trình làm việc. Ngoài ra còn có một bảng “danh sách chờ” gọn gàng, nơi bạn có thể tạo thẻ mà không cần chỉ định chúng cho một ngày. Khi bạn biết mình sẽ xử lý thẻ đó vào một ngày cụ thể, hãy chuyển thẻ đó vào cột đó.
Bordio có các tính năng nâng cao như tạo nhiều bảng cho các dự án khác nhau, thêm mô tả chi tiết cho một nhiệm vụ, thêm lời nhắc và hơn thế nữa. Nó thậm chí còn có các ứng dụng di động để kiểm tra Bordio khi đang di chuyển, nhưng ứng dụng này được sử dụng tốt nhất trong các trình duyệt máy tính để bàn với chế độ xem bảng.
Tải xuống: Bordio dành cho Android | iOS (Miễn phí)
2. Cột (Web): Tạo bảng danh sách kiểm tra để quản lý công việc, danh sách theo dõi và ghi chú
Các cột tự gọi nó là một ứng dụng danh sách kiểm tra được sắp xếp theo các cột chứ không phải là một bảng tác vụ như kanban. Ý tưởng là tạo nhiều danh sách nhiệm vụ cho các nhiệm vụ khác nhau (dưới bao nhiêu bảng tùy thích) và đánh dấu hộp kiểm đã hoàn thành khi bạn hoàn thành. Việc di chuyển các thẻ nhiệm vụ giữa các cột khác nhau không phải là ưu tiên vì hộp kiểm cho bạn biết đó là việc cần làm, đang tiến hành (hộp kiểm đã điền một nửa) hay đã hoàn thành.
Khi bạn nhấp vào một thẻ, thẻ sẽ mở ra giống như một ứng dụng trò chuyện giữa cột hiện tại và cột tiếp theo. Đó là một giao diện thú vị, nơi bạn có thể bắt đầu nhập suy nghĩ của mình về thẻ hoặc thêm hình ảnh và tệp. Nó thay đổi cách bạn nghĩ về một nhiệm vụ bằng cách cho phép bạn gần như “trò chuyện” với một nhiệm vụ để tìm ra những gì bạn cần làm với nó.
Cột cũng cho phép bạn tạo “bí danh” cho bất kỳ thẻ nào để thẻ hiển thị trong hai cột hoặc bảng vì đôi khi cùng một nhiệm vụ có liên quan đến nhiều dự án. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trong một bảng cũng sẽ được sao chép trong các bảng khác.
Ứng dụng này miễn phí và không có quảng cáo, đồng thời thiết kế tối giản sẽ rất đẹp khi bạn thêm hình ảnh vào thẻ hoặc màu nền chọn lọc. Ngoài bảng nhiệm vụ, bạn có thể sử dụng Cột để tạo danh sách theo dõi và danh sách đọc sau, danh sách đóng gói và tham quan cho chuyến du lịch, lộ trình cho một sản phẩm và khá nhiều thứ bạn có thể nghĩ đến.
3. Freedcamp (Web, Android, iOS): Nhóm và Bộ lọc mạnh mẽ trong Bảng Kanban Cổ điển
Freedcamp đã tạo dựng được tên tuổi như một giải pháp thay thế miễn phí tuyệt vời cho Basecamp và là một trong những công cụ quản lý dự án trực tuyến tốt nhất cho các nhóm nhỏ. Nó chứa đầy các tính năng tuyệt vời và được khen ngợi đúng mức, nhưng những tính năng bổ sung đó có nghĩa là nó thường bị coi là một bảng tác vụ đơn giản dành cho cá nhân. Và khi bạn bắt đầu coi nó như vậy, đó là một trong những bảng kanban tốt nhất hiện có.
Khi khởi động ứng dụng, bạn có thể bị choáng ngợp bởi nhiều tùy chọn cho dự án, cập nhật, nhiệm vụ, hội thoại, báo cáo, tổng quan hàng tuần, v.v. Chỉ cần bỏ qua mọi thứ ngoại trừ bảng nhiệm vụ (biểu tượng thứ ba ở góc trên bên trái). Trong phiên bản miễn phí, bạn có thể tạo nhiệm vụ trong nhiều danh sách, thêm nhiệm vụ phụ vào bất kỳ nhiệm vụ nào và xem nó như một bảng kanban. Bạn có thể thêm nhanh một công việc với một tên đơn giản hoặc bao gồm các chi tiết như mô tả, thẻ, ngày hoàn thành, ngày bắt đầu, trạng thái, mức độ ưu tiên, thông báo, lời nhắc và tệp đính kèm.
Đó là một bảng kanban đơn giản với nguyên tắc ban đầu gồm ba cột: không có tiến trình, đang tiến hành và đã hoàn thành. Nhưng các cột giữ lại danh sách, cho phép bạn thu gọn và mở rộng các dự án trong bảng kanban. Điều này được cải thiện hơn nữa khi bạn sử dụng bộ lọc hoặc nhóm để sắp xếp chúng theo văn bản tiêu đề, nhóm dự án, được tạo bởi, được chỉ định, mức độ ưu tiên, ngày đến hạn, v.v. Đó là tổng quan đáng chú ý về tất cả các nhiệm vụ của bạn trong một bảng kanban mạnh mẽ.
Tải xuống: Freedcamp dành cho Android | iOS (Miễn phí)
Tải xuống: Freedcamp Desktop dành cho Windows (Miễn phí)
4. Chỗ ngồi (Web): Ứng dụng Nhiệm vụ Giống như Excel với Bảng Kanban và Chế độ xem Biểu đồ
Bạn thực sự có thể sử dụng Excel hoặc bảng tính làm ứng dụng danh sách việc cần làm không? Seatable cho thấy rằng điều đó không chỉ là khả thi mà còn có thể là cách tốt nhất để bạn theo dõi trực quan các nhiệm vụ và tiến trình của chúng.
Seatable trông giống như Microsoft Excel và bạn có thể thêm và xóa các cột theo nhu cầu dự án của mình. Mỗi ô là một thẻ có các thuộc tính khác nhau dựa trên cột của nó. Ví dụ: bạn có thể nhấp vào một thẻ trong cột danh sách việc cần làm để tạo các nhiệm vụ phụ với các hộp kiểm. Vì vậy, trong phần tổng quan, bạn sẽ chỉ thấy trạng thái tiến độ như “5/9” cho biết bốn nhiệm vụ phụ còn lại trong thẻ đó, bạn có thể nhấp đúp để mở rộng. Hoặc trong trường hợp tệp dữ liệu, bạn sẽ thấy biểu tượng của các tệp khác nhau được đính kèm với một tác vụ, bạn có thể nhấp đúp để xem và tải xuống.
Mặc dù chế độ xem dạng bảng mặc định là một tính năng mới tuyệt vời trên bảng tác vụ, nhưng Seatable vẫn cho phép bạn xem tất cả các nhiệm vụ của mình dưới dạng bảng kanban. Bạn có thể tạo bảng dựa trên cột trạng thái tiến độ hoặc chọn bất kỳ cột nào khác để biến nó thành bảng danh sách. Ứng dụng cũng bao gồm nhiều hình ảnh trực quan khác, như đồ thị và biểu đồ cho các cột thống kê, chế độ xem dòng thời gian cho việc phân phối nhiệm vụ và thời hạn, v.v.
Kiểm tra các mẫu Seatable miễn phí để có ý tưởng về các khả năng tuyệt vời với ứng dụng, nhiều trong số đó bao gồm các bản trình diễn trực tiếp mà bạn có thể chơi cùng. Phiên bản miễn phí của Seatable cho phép không giới hạn số bàn, 10.000 hàng và tối đa 2GB tệp đính kèm. Bạn có thể xóa các hạn chế này trong các gói trả phí.
5. Brisqi (Máy tính để bàn, Điện thoại di động): Ngoại tuyến, Ban tác vụ ưu tiên quyền riêng tư
“Tôi muốn một thứ gì đó mà tôi không phải lo lắng về kết nối internet và quyền riêng tư của dữ liệu. Đồng thời, nếu tôi muốn đồng bộ hóa dữ liệu của mình và truy cập nó trên một thiết bị khác, tôi có thể làm như vậy.” Những lời này từ người tạo ra Brisqi mô tả tốt nhất lý do tại sao ứng dụng hữu ích và chính xác ai nên sử dụng nó.
Trong các thử nghiệm của chúng tôi, chúng tôi nhận thấy một giao diện nhanh và bắt mắt mang lại những hứa hẹn cơ bản của một ứng dụng bảng tác vụ. Mỗi thẻ tác vụ có thể có mô tả chi tiết, thẻ, thời hạn, nhãn và màu sắc. Bạn có thể có nhiều hơn ba cột bảng kanban mặc định và tạo các cột tùy chỉnh.
Brisqi cho phép bạn tạo nhiều bảng với các bảng con để dễ dàng quản lý các dự án của mình. Điều đó nói rằng, để tìm một nhiệm vụ nhanh chóng, tìm kiếm sẽ nhanh chóng và hoạt động trên toàn cầu hoặc bạn có thể xem chi tiết nó thông qua các bộ lọc.
Không có gì Brisqi làm là phá vỡ lối mòn. Một số ứng dụng khác có các tính năng của nó và một số ứng dụng thậm chí còn có nhiều hơn thế. Nhưng điều khiến Brisqi trở nên đặc biệt là nó được thực thi tốt như thế nào trên các thông số về tốc độ và thiết kế, mã hóa dữ liệu đầu cuối để đồng bộ hóa nó trên các thiết bị và thực tế là các tính năng quan trọng nhất của nó đều miễn phí. Hạn chế duy nhất đối với gói miễn phí là tối đa năm bảng, năm nhãn và một nhóm tùy chỉnh. Đối với một người dùng cá nhân, điều này hầu hết sẽ không thành vấn đề.
Tải xuống: Brisqi dành cho Windows, macOS và Linux (Miễn phí)
Tải xuống: Brisqi dành cho Android | iOS (Miễn phí)
Chỉ cộng tác sau khi thành thạo bảng tác vụ
Hầu hết các ứng dụng nói trên đều có sẵn cho các nhóm và khuyến khích bạn sử dụng chúng để cộng tác với những người khác. Mặc dù đây là một tính năng tốt, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên đợi và sử dụng ứng dụng để làm chủ bảng nhiệm vụ của mình.
Nếu bạn chưa quen với thế giới của bảng tác vụ, thì đó là một hệ thống năng suất mà bạn phải làm quen. Đảm bảo nó phù hợp với các nguyên tắc năng suất của bạn và bạn sẽ muốn tiếp tục sử dụng và mở rộng nó để mời những người khác cộng tác. Nếu họ đến sớm và nó làm việc cho nhóm của bạn chứ không phải bạn, bạn sẽ bị mắc kẹt với một ứng dụng tác vụ không tối đa hóa năng suất của bạn.
