Khi bạn không làm việc hiệu quả, điều đó có nghĩa là bạn đang không làm những việc mà bạn phải làm. Điều này có thể là kết quả của nhiều thói quen, phẩm chất và sự xuất hiện trong cuộc sống của bạn. Từ sự xao nhãng trên mạng xã hội đến việc có một nơi làm việc vô tổ chức, một số điều có thể giết chết năng suất của bạn.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua chín trong số những tác nhân tiêu diệt năng suất phổ biến nhất. Chúng ta sẽ thảo luận về lý do tại sao bạn có thể phải đối mặt với chúng, cách chúng có thể giết chết năng suất của bạn và cách bạn có thể vượt qua chúng một cách hiệu quả để đưa bản thân trở lại đúng hướng.
Theo Smart Insights, một người trung bình dành 2 giờ 29 phút trên mạng xã hội hàng ngày. Hãy suy nghĩ một giây: đã bao nhiêu lần bạn lấy điện thoại ra để kiểm tra thông báo và 20 phút sau, bạn vẫn lướt Twitter hoặc TikTok một cách vô tâm?
Tại một thời điểm, bạn sẽ làm việc quan trọng và tiếp theo, bạn sẽ bị phân tâm bởi mạng xã hội, phá hỏng hoàn toàn năng suất của bạn.
Nếu công việc của bạn không liên quan đến điện thoại, hãy đặt nó trong một căn phòng khác để tránh xa nó ít nhất là khi bạn đang làm việc. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng điện thoại của mình, thì tốt nhất bạn nên sử dụng Chế độ lấy nét trên iOS hoặc HazeOver trên Android — chúng giúp bạn tránh xa các thông báo gây mất tập trung.
2. Mất tập trung
Bất cứ điều gì không liên quan đến công việc của bạn nhưng thu hút sự chú ý của bạn trong giờ làm việc là một điều khiến bạn mất tập trung. Đó có thể là tiếng ồn, đồng nghiệp thân thiện, môi trường tổng thể và thậm chí là loài gặm nhấm thú cưng của bạn. Bất kể lý do là gì, sự xao nhãng thường xuyên có thể lấy đi sự tập trung và giết chết năng suất của bạn.
Để khắc phục tình trạng mất tập trung, trước tiên bạn cần tìm ra nguyên nhân. Ví dụ, nếu đó là môi trường tổng thể, bạn có thể bắt đầu bằng cách thay đổi nơi làm việc của mình. Sẽ không thể trong mọi trường hợp bạn loại bỏ nguyên nhân — như trường hợp bạn đang làm việc ở một nơi làm việc bận rộn — nhưng bạn luôn có thể tái phân tâm vào những việc khác. Ví dụ: bạn có thể cắm tai nghe vào và bắt đầu nghe các bài hát. Điều này sẽ giúp bạn tập trung hơn vào nhiệm vụ trước mắt và giảm thiểu những phiền nhiễu xung quanh.
3. Sự vô tổ chức
Vô tổ chức cả về thể chất và tinh thần có thể giết chết năng suất của bạn. Sự vô tổ chức về mặt thể chất có nghĩa là không gian làm việc của bạn không ngăn nắp, trong khi sự vô tổ chức về mặt tinh thần có nghĩa là bạn không rõ ràng về những việc bạn phải làm — và theo trình tự.
Thuốc giải độc cho sự vô tổ chức là tổ chức. Nghe có vẻ hiển nhiên, nếu bạn sắp xếp được bản thân (về thể chất và tinh thần), bạn có thể làm việc hiệu quả hơn nhiều. Bắt đầu bằng cách khai báo không gian làm việc của bạn. Loại bỏ tất cả các mục không cần thiết và đảm bảo rằng bạn đang ở trên một bàn làm việc có tổ chức. Sau đó, tạo danh sách việc cần làm theo kiểu Ma trận Eisenhower — dựa trên tầm quan trọng của từng nhiệm vụ. Cuối cùng, bắt đầu thực hiện từng nhiệm vụ một.
4. Thiếu tập trung
Bạn không bao giờ có thể làm việc hiệu quả nếu không có sự tập trung cao độ, vì tâm trí của bạn sẽ luẩn quẩn với những thứ khác nhau. Thiếu tập trung chủ yếu là do căng thẳng – có thể là nguyên nhân của nhiều thứ, chẳng hạn như công việc quá tải bạn phải làm và các vấn đề cá nhân.
Không dễ để khắc phục sự cố này, nhưng lùi lại một bước và suy nghĩ lại những gì bạn đang làm có thể hữu ích. Cố gắng nhắc nhở bản thân rằng nếu bạn không làm công việc mà bạn phải làm, bạn sẽ thậm chí còn căng thẳng hơn. Cố gắng động viên bản thân với những gì bạn đã đạt được cho đến nay, và thúc đẩy bản thân tiếp tục tiến lên.
Bạn có thể bổ sung điều này bằng cách nghe các bản nhạc tiếng ồn trắng — chúng cũng giúp tăng cường sự tập trung và chú ý của bạn.
5. Sự chần chừ
Bạn đã bao giờ thấy mình đang trì hoãn công việc của mình, biết rằng sự chậm trễ sẽ khiến bạn gặp rắc rối? Chà, đó là sự trì hoãn. Có thể có nhiều lý do khiến bạn trì hoãn, nhưng nguyên nhân chủ yếu nhất có thể là bạn thấy công việc của mình quá khó thực hiện. Khó khăn này (hoặc ít nhất là nhận thấy nhiệm vụ của bạn là khó khăn) khiến bạn lo lắng và kết quả là bạn lao vào các hoạt động lãng phí thời gian khác để phân tâm khỏi nhiệm vụ.
Một trong nhiều cách để đánh bại sự trì hoãn là sử dụng kỹ thuật Pomodoro để thực hiện nhiệm vụ của bạn. Nó giúp bạn tập trung vào những thứ quan trọng bằng cách chia nhỏ nhiệm vụ thành những nhiệm vụ đơn giản hơn, dễ đạt được hơn.
6. Chủ nghĩa hoàn hảo
Cầu toàn có thể là một đặc điểm tốt trong một số trường hợp, nhưng nó có thể giết chết năng suất của bạn. Đó là bởi vì bạn sẽ dành quá nhiều thời gian cho một nhiệm vụ duy nhất để cố gắng làm cho nó trở nên hoàn hảo trong khi hoàn toàn bỏ qua những việc còn lại.
Cách tốt nhất để giảm bớt chủ nghĩa hoàn hảo là đặt ra giới hạn thời gian và tập trung vào những mặt tích cực. Đầu tiên, hãy cố gắng hoàn thành nhiệm vụ trong khung thời gian được giao. Sau khi hoàn thành, hãy tập trung vào những mặt tích cực và nghĩ xem bạn đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian bằng cách thực hiện công việc một cách nhanh chóng thay vì tập trung vào việc hoàn thiện nó.
7. Đa nhiệm
Hầu hết thời gian, mọi người đa nhiệm khi bị choáng ngợp bởi các nhiệm vụ đang chờ xử lý của họ. Tuy nhiên, đa nhiệm có thể cản trở hiệu suất của bạn và làm giảm năng suất. Đó là bởi vì bạn sẽ tập trung vào quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc và không ai trong số chúng sẽ thu hút được sự chú ý của bạn.
Để vượt qua đa nhiệm, bạn có thể tạo lịch biểu và chỉ định khung thời gian cụ thể cho từng tác vụ — kỹ thuật chặn thời gian. Sau đó, bạn cần chuyển toàn bộ sự chú ý và năng lượng của mình sang nhiệm vụ trước mắt trong khi hoàn toàn phớt lờ những việc còn lại.
8. Suy nghĩ quá mức
Suy nghĩ quá mức giống như một vòng xoáy đi xuống — nó cứ trở nên tồi tệ hơn. Bạn liên tục tạo ra các tình huống giả, khiến bạn căng thẳng và giảm đáng kể hiệu suất công việc của bạn. Nó lãng phí tất cả thời gian quý báu của bạn mà có thể được dành cho việc thực hiện các nhiệm vụ mà bạn đã suy nghĩ quá mức ngay từ đầu.
Có hai điều cơ bản bạn có thể làm để vượt qua suy nghĩ quá mức:
- Đi dạo. Bất cứ khi nào bạn thấy tâm trí của mình đang đi sai chỗ, chỉ cần hít thở sâu và bước ra khỏi phòng. Ra ngoài đi dạo, uống nước, đi tắm — làm bất cứ điều gì giúp ngăn chặn suy nghĩ vô ích.
- Nói với chính bạn ấy. Hãy nói rằng bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hoàn hảo và bạn sẽ cảm thấy hạnh phúc sau khi hoàn thành.
9. Lưỡng lự
Không thể đưa ra quyết định là sự thiếu quyết đoán – một thói quen hình thành từ tính cầu toàn và suy nghĩ quá mức. Khi bạn quá cố gắng để đưa ra quyết định hoàn hảo và suy nghĩ quá nhiều trong thời gian dài, bạn đang thiếu quyết đoán. Việc bạn không thể đưa ra quyết định đúng thời hạn hoàn toàn có thể giết chết năng suất của bạn và có thể ảnh hưởng đến những người khác liên quan đến công việc của bạn (tức là nhóm hoặc nhân viên của bạn).
Mặc dù biện pháp khắc phục nhanh nhất sẽ là sử dụng các ứng dụng của bên thứ ba giúp đưa ra quyết định, nhưng cách cuối cùng để giải quyết vấn đề này là rèn luyện kỹ năng ra quyết định của bạn.
Giết tất cả những kẻ giết người năng suất!
Bằng cách vượt qua những trở ngại về năng suất, bạn có thể cải thiện hiệu quả công việc và thúc đẩy sự nghiệp của mình. Tất cả những gì bạn cần là một tâm trí tập trung, quyết tâm hoàn thành công việc đúng lúc.
Có một không gian kỹ thuật số được quản lý tốt cũng có thể tăng hiệu quả và năng suất của bạn. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng.
