Nếu bạn đã từng dọn dẹp tủ quần áo, bạn sẽ biết việc tìm đồ sau đó đơn giản như thế nào. Không chỉ bởi vì có ít thứ để trải qua hơn, mà bởi vì bạn đã loại bỏ bất cứ thứ gì bạn không còn sử dụng hoặc không thuộc về.
Điều này cũng xảy ra với các công cụ quản lý dự án của bạn. Bạn sử dụng chúng để hoàn thành nhiệm vụ của mình, nhưng đôi khi việc chọn lọc chúng hoặc giữa chúng có thể trở nên phản tác dụng.
Khi thực hành chủ nghĩa tối giản với mọi thứ, xung quanh bạn chỉ toàn là những tài sản quý giá và yêu thích nhất của mình. Vì vậy, tại sao bạn nên áp dụng cách tiếp cận tối giản cho các công cụ quản lý dự án của mình? Đọc để tìm hiểu.
Hình dung thế này: Bạn và đồng nghiệp của bạn sử dụng ClickUp để quản lý quy trình làm việc sáng tạo của bạn, Asana để gửi yêu cầu dự án và Notion cho mọi thứ khác. Trong khi bạn biết nơi để tìm hoặc đặt mọi thứ, bạn cần phải lật giữa các công cụ để đến đó. Sau đó, có những lúc khi một nhiệm vụ rơi vào giữa. Bạn thực sự không thể đặt nó vào một trong hai phần mềm, vì vậy bạn chọn một cái và cần tự nhắc mình xem nó ở đâu.
Bằng cách gắn bó với một phần mềm cho tất cả các dự án của bạn, bạn tiết kiệm thời gian. Hãy nghĩ về tần suất bạn đăng nhập, đăng xuất hoặc di chuyển giữa nhiều tài khoản. Chưa kể đến việc cuộn qua để chỉ tìm ra thông tin bạn cần ở nơi khác.
Thoạt nhìn, bạn có thể nghĩ rằng một phần mềm duy nhất sẽ không đáp ứng được tất cả các nhu cầu của bạn, nhưng những phần mềm như Notion, ClickUp và monday.com có khả năng tùy biến cao. Bước đầu tiên để bắt đầu với bất kỳ phần mềm quản lý dự án nào là xác định cách bạn muốn sử dụng nó. Từ đó, bạn có thể kết hợp lập kế hoạch và sáng tạo để phác thảo quy trình làm việc và bảng dự án của mình.
Bạn và nhóm của bạn đang đóng đinh nó. Bạn liệt kê cẩn thận mọi nhiệm vụ và đảm bảo bao gồm các chi tiết. Nhưng bạn thường nhấp vào sai tác vụ và các trang của bạn quá dài khiến bạn mất kiên nhẫn khi cuộn.
Nếu bạn thấy bảng dự án của mình quá dài dòng hoặc lộn xộn, có một giải pháp đơn giản. Cho dù mọi người chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của riêng họ hay bạn chỉ định ai đó thu dọn mọi thứ, bạn muốn đảm bảo bạn luôn cập nhật công việc bảo trì. Điều này có nghĩa là:
- Lưu trữ các nhiệm vụ đã hoàn thành.
- Xóa các bài tập trùng lặp.
- Chỉ liệt kê thông tin có liên quan.
- Gắn bó với các mục hiện tại.
- Đảm bảo dữ liệu và ghi chú được cập nhật.
Bằng cách thường xuyên đi qua và thu dọn, việc tìm kiếm thứ bạn cần sẽ trở nên dễ dàng.
3. Ít tính năng hơn đồng nghĩa với việc quản lý ít mục hơn
Để tránh mệt mỏi về tính năng khi sử dụng phần mềm quản lý dự án, điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ về những gì bạn muốn làm với nó — thay vì để tiếng chuông và còi của một chương trình làm việc đó cho bạn. Một widget hoặc tích hợp có vẻ hữu ích bây giờ có thể đơn giản trở thành một bước bổ sung trong quy trình của bạn.
Xem xét cách bạn đã phân công và quản lý nhiệm vụ sẽ giúp bạn xác định tính năng nào hữu ích nhất và tính năng nào chỉ gây nhiễu. Bạn có thể thấy việc sử dụng các tính năng cơ bản như danh sách, công cụ giao tiếp và lời nhắc của phần mềm là đủ có lợi.
Bằng cách chỉ sử dụng những tính năng hữu ích nhất, bố cục của bảng hoặc quy trình làm việc của bạn cũng sẽ gọn gàng hơn và dễ điều hướng hơn.
Ít hơn có nghĩa là Năng suất và Tập trung cao hơn
Thực hiện một cách tiếp cận tối giản đối với các công cụ quản lý dự án của bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian xác định những gì bạn cần và bạn sẽ có thông tin cập nhật và có liên quan nhất ở phía trước của bạn. Ngoài ra, bạn có thể biết bạn đang ở đâu và thời gian của mình trong nháy mắt.
Điều này có nghĩa là giới hạn số lượng công cụ bạn sử dụng, giữ một bảng ngăn nắp với thông tin hiện tại và chỉ gắn bó với các tính năng có lợi cho bạn.
