Những ý tưởng mới cho tuần làm việc đã xuất hiện khi nhiều công ty cố gắng chống lại tình trạng kiệt sức của nhân viên. Ví dụ: một thử nghiệm xã hội đang thay đổi một tuần làm việc 40 giờ, năm ngày thành một tuần làm việc 32 giờ, bốn ngày.
Trong khi một số người lo lắng rằng giảm số giờ làm việc sẽ làm giảm năng suất, nhưng điều đó không nhất thiết phải đúng. Theo báo cáo từ BBC, một thử nghiệm kéo dài 4 năm đối với tuần làm việc 32 giờ cho thấy “năng suất vẫn được giữ nguyên hoặc được cải thiện ở phần lớn các nơi làm việc.”
Nếu nơi làm việc của bạn đang cân nhắc chuyển sang tuần làm việc 32 giờ, hãy làm theo năm bước sau để tối đa hóa năng suất.
1. Tổ chức công việc
Để đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng là ưu tiên hàng đầu, hãy liệt kê các nhiệm vụ của bạn cho ngày đó (hoặc tuần, nếu bạn muốn lên kế hoạch trước). Nhìn vào danh sách, hãy sắp xếp mỗi nhiệm vụ thành ba loại: Ưu tiên cao, Ưu tiên trung bìnhvà Ưu tiên thấp.
Các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao là điều cần thiết đối với doanh nghiệp của bạn và cần được hoàn thành kịp thời. Các nhiệm vụ ưu tiên trung bình nên được hoàn thành kịp thời nhưng có thể hơi chậm trễ. Cuối cùng, những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp là những nhiệm vụ cần phải hoàn thành nhưng không phải ngay lập tức.
Nếu bạn không chắc chắn về cách phân loại nhiệm vụ của mình, hãy thử hệ thống ba bước để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách nhiệm vụ của bạn.
Khi bạn liệt kê và sắp xếp công việc của mình, hãy sử dụng ứng dụng ghi chú cộng tác như Microsoft OneNote hoặc Google Keep để toàn bộ nhóm của bạn biết họ nên ưu tiên công việc nào. Ứng dụng ghi chú cũng sẽ cho phép các thành viên trong nhóm của bạn cung cấp phản hồi về danh sách các ưu tiên để bạn có thể đảm bảo rằng công việc cần thiết được hoàn thành trước.
2. Chia sẻ lịch
Tiếp tục đà hợp tác mà bạn đã bắt đầu thông qua việc tổ chức các nhiệm vụ bằng cách để nhóm của bạn chia sẻ lịch của họ. Hầu hết các ứng dụng lịch, như Microsoft Outlook và Lịch Google, đều cho phép bạn chia sẻ lịch biểu của mình với những người dùng khác.
Nhận thức về lịch trình của mọi người là chìa khóa để duy trì một môi trường làm việc hiệu quả. Bằng cách chia sẻ lịch của bạn với nhóm của bạn, mọi người có thể theo dõi các cuộc họp nhóm quan trọng và đảm bảo họ không làm phiền đồng nghiệp trong khoảng thời gian bị chặn.
Việc cắt bỏ những cuộc họp không cần thiết cũng sẽ dễ dàng hơn. Biết được lịch trình của mọi người sẽ cho phép bạn tìm ra thời gian để mọi người gặp nhau thay vì có nhiều cuộc họp một lần. Nó cũng sẽ cho bạn biết liệu các đối tượng cuộc họp có được lặp lại hay không.
3. Sử dụng Ứng dụng hẹn giờ (và Nghe chúng)
Với tuần làm việc của bạn giảm 20%, mỗi phút trong ngày sẽ trở thành một nguồn tài nguyên quý giá hơn. Để tối ưu hóa thời gian của mình, bạn phải tạo cho mình một thời gian biểu và bám sát nó. Chặn thời gian trên lịch của bạn cho mỗi nhiệm vụ bạn cần hoàn thành và cho các cuộc họp và giải lao (vì bạn cần nghỉ ngơi đầy đủ và phục hồi để đạt được trạng thái tốt nhất).
Sau khi bạn thực hiện lịch trình của mình, hãy đặt bộ đếm thời gian cho từng công việc. Một số ứng dụng hẹn giờ phổ biến bao gồm Pomofocus và Toggl. Cho dù bạn chọn ứng dụng nào, hãy nhớ lắng nghe ứng dụng đó. Khi bộ đếm thời gian yêu cầu bạn dừng lại, bạn nên dừng lại và chuyển sang công việc tiếp theo, ngay cả khi bạn chưa hoàn thành.
Để chống lại công việc chưa hoàn thành, hãy luôn thêm khối cập nhật vào lịch trình của bạn. Khối bắt kịp là khoảng thời gian bạn cho mình để tiếp tục làm những công việc mà bạn không có thời gian để hoàn thành. Thêm một tài khoản sẽ cho phép bạn đi đúng hướng để hoàn thành mọi công việc của mình.
4. Sử dụng Hệ thống lưu trữ đám mây
Chia sẻ tài liệu là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. May mắn thay, thời của các hệ thống lưu trữ bản cứng, vốn hạn chế khả năng truy cập, đã không còn nữa. Nhưng trong môi trường làm việc 32 giờ, không chỉ bất kỳ hệ thống lưu trữ kỹ thuật số nào sẽ làm được.
Đảm bảo nhóm của bạn chia sẻ tài liệu trong môi trường chia sẻ đám mây, như OneDrive hoặc Google Drive. Khi bạn lưu trữ tài liệu trong môi trường cục bộ, quyền truy cập sẽ bị hạn chế, điều này làm chậm quy trình làm việc. Hệ thống lưu trữ đám mây cho phép tất cả mọi người truy cập các tài liệu cần thiết, ngăn chặn tốc độ tăng tốc trong ngày làm việc.
Hệ thống lưu trữ đám mây cũng cho phép mọi người theo dõi tiến độ công việc, giúp các nỗ lực hợp tác chéo của dự án. Tuy nhiên, để hệ thống lưu trữ đám mây của bạn có thể truy cập được, hãy tổ chức và dọn dẹp bộ nhớ đám mây của bạn theo thời gian. Bằng cách này, bạn và các thành viên trong nhóm của bạn sẽ không mất thời gian phân loại các thư mục và tệp lỗi thời để tìm những gì bạn cần.
5. Theo dõi ngày của bạn trên bảng tính
Ngoài việc chặn thời gian trên lịch của bạn, hãy ghi lại các công việc hàng ngày của bạn trên một bảng tính bằng cách sử dụng một chương trình như Microsoft Excel hoặc Google Trang tính. Ghi lại từng công việc và bạn đã mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc.
Khi ghi lại thời gian cho một công việc, đừng chỉ ghi lại những gì bạn đã chặn trong lịch của mình. Thay vào đó, nếu bạn cần thêm thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, hãy viết nó ra giấy. Biết tổng thời gian bạn dành cho một công việc là điều cần thiết để tìm ra cách tối ưu hóa một ngày của bạn.
Sau một tuần theo dõi thời gian dành cho các công việc hàng ngày của bạn, hãy xem thời gian của bạn được phân bổ như thế nào trong danh sách các công việc bạn phải hoàn thành. Nghiên cứu danh sách và tự hỏi bản thân xem nó nói gì. Bạn đang dành phần lớn thời gian của mình ở đâu? Những nhiệm vụ nào đang mất nhiều thời gian hơn dự kiến? Bạn có thể cắt giảm thời gian ở đâu?
Việc theo dõi và đặt câu hỏi này sẽ cho phép bạn hiểu rõ hơn cách sử dụng thời gian của bạn trong suốt cả ngày. Biết được thời gian của bạn được sử dụng ở đâu sẽ cho phép bạn tìm ra những gì có thể bị cắt giảm, ủy quyền và cần chú ý nhiều hơn.
Tối đa hóa 32 giờ làm việc tuần của bạn
Để tối đa hóa năng suất trong tuần làm việc kéo dài 32 giờ của bạn, hãy nhớ sắp xếp công việc, chia sẻ lịch, sử dụng ứng dụng hẹn giờ, sử dụng bộ nhớ đám mây và theo dõi ngày của bạn. Năm bước này là những thay đổi nhỏ đối với ngày làm việc sẽ ảnh hưởng đáng kể đến tuần làm việc của bạn.
Điều quan trọng cần nhớ là mất tám giờ trong tuần không có nghĩa là bạn phải mất bất kỳ kết quả công việc nào. Ngược lại, thay đổi sang tuần làm việc bốn ngày có thể thúc đẩy nhóm của bạn làm việc chăm chỉ hơn.
Năng suất không phải lúc nào cũng bằng thời gian bạn có; đó là về cách bạn sử dụng thời gian đó.
