Hầu hết mọi người sử dụng phần mềm bảng tính để thu thập dữ liệu hoặc trình bày thông tin bằng cách sử dụng biểu đồ và đồ thị. Tuy nhiên, khi suy nghĩ bên ngoài, có một số công dụng đối với Google Trang tính. Một trong những cách sử dụng thay thế hữu ích nhất là tạo lịch trình.
Và, bạn thậm chí không cần phải bắt đầu lại từ đầu. Thư viện mẫu có sẵn một trang tính được tạo sẵn. Đọc tiếp khi chúng tôi trình bày chi tiết cách bạn có thể tạo và định dạng lịch biểu một cách chính xác và lý do tại sao bạn nên cân nhắc sử dụng trang tính để lập lịch biểu của mình.
Cách tạo lịch biểu trong Google Trang tính
Mặc dù bạn có thể tạo lịch biểu từ đầu trong Google Trang tính, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng mẫu, đặc biệt nếu bạn đang vội và không cần tùy chỉnh nhiều.
Bạn có thể sử dụng thư viện mẫu trong Google Trang tính để tìm trang tính được tạo sẵn. Để bắt đầu, bạn phải truy cập Google Trang tính và tạo một tài khoản. Nếu đã có tài khoản Google, bạn có thể sử dụng tài khoản đó để đăng nhập. Dưới đây là các bước bạn cần làm để tạo lịch biểu bằng thư viện mẫu trong Google Trang tính:
- Điều hướng đến trang Google Trang tính chính.
- Bấm vào Thư viện mẫu dưới thanh tìm kiếm. Thao tác này sẽ mở ra một trang mới chứa một số mẫu cho bạn lựa chọn.
- Chúng tôi sẽ sử dụng Lịch trình mẫu cho hướng dẫn này, vì vậy hãy nhấp vào mẫu đó. Thao tác này sẽ mở ra một bảng tính mới với mẫu đã được áp dụng.
Mẫu Google Trang tính đã có các hàng và cột được thiết lập để phân chia hàng giờ trong ngày. Bạn có thể đặt ngày bắt đầu trong tuần trong ô C2. Ngày được chỉ định trong hàng thứ 3 tự động tùy thuộc vào đầu vào trong ô C2. Hàng thứ 4 chứa công thức tự động biến ngày thành ngày trong tuần.
Ở cuối lịch trình là phần ghi chú, nơi bạn có thể để lại lời nhắn cho nhóm. Ngoài ra còn có một phần việc cần làm ở phía bên phải, nơi bạn có thể giao các nhiệm vụ cụ thể cho nhóm của mình.
Sử dụng định dạng có điều kiện trong lịch biểu của bạn
Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện trong bảng tính để kiểm tra một từ cụ thể trong bảng tính. Một hành động cụ thể sẽ được thực hiện nếu điều kiện đó được đáp ứng.
Để minh họa, hãy thêm định dạng có điều kiện để kiểm tra xem từ “cuộc họp” có tồn tại trong ô hay không. Nếu có, ô sẽ chuyển sang màu đỏ. Dưới đây là các bước bạn cần làm theo để thực hiện việc này:
- Chọn khu vực trong bảng tính của bạn nơi bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện.
- Bấm vào Định dạng trên thanh công cụ chính của màn hình.
- Ở đó, nhấp vào Định dạng có điều kiện. Thao tác này sẽ mở ra một thanh bên ở phía bên phải của màn hình.
- Phạm vi sẽ tự động được thêm vào nếu bạn chọn nó trong bước đầu tiên. Nếu bạn không, hãy viết phạm vi trong Áp dụng cho phạm vi hộp văn bản.
- bên trong Định dạng ô nếu , bạn có thể chọn các quy tắc định dạng. Chúng tôi đã chọn Văn bản chứa và thêm từ khóa “cuộc họp”.
- Bây giờ chọn các hiệu ứng sẽ được áp dụng cho nội dung trong ô. Trong trường hợp này, chúng tôi chọn màu đỏ để áp dụng cho ô.
- Bấm vào Xong để lưu các thay đổi.
Như bạn có thể thấy, hiệu ứng được thêm vào bất kỳ ô nào có chứa từ khóa được chỉ định. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi bạn muốn viết mã màu cho các nhiệm vụ sắp tới như cuộc họp và thời hạn. Bạn cũng có thể thêm nhiều quy tắc, có nghĩa là bạn có thể có một lịch trình được mã hóa đầy đủ màu sắc.
Làm điều này có nghĩa là bạn sẽ không phải đánh mã màu theo cách thủ công cho từng ô bất cứ khi nào có thay đổi đối với lịch biểu của bạn.
Ưu và nhược điểm của việc tạo lịch biểu trong trang tính
Mặc dù có một số lợi ích khi tạo lịch làm việc hiệu quả với Google Trang tính, nhưng nó vẫn chưa hoàn hảo. Hãy thảo luận về ưu và nhược điểm của việc tạo lịch biểu với Google Trang tính:
Pro: Miễn phí sử dụng
Mặc dù có một số phần mềm tạo lịch biểu trên thị trường, nhưng hầu hết chúng đều phải trả phí. Mặt khác, Google Trang tính có thể có lợi khi tạo lịch biểu, vì nó miễn phí cho các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Đó là một cách đơn giản để sao lưu lịch biểu của bạn miễn phí mà không cần lưu thủ công.
Pro: Dễ dàng chia sẻ
Phần tốt nhất của việc sử dụng Google Trang tính trên các chương trình bảng tính khác là nó cho phép bạn chia sẻ bảng tính của mình chỉ với một vài cú nhấp chuột. Bạn cũng có thể chỉ định các quyền để chỉ một số người được chọn có thể thực hiện chỉnh sửa bảng tính, trong khi những người khác chỉ có thể xem nó. Đây có thể là một trợ giúp đắc lực nếu bạn lên lịch làm việc từ xa để chia sẻ với các cộng tác viên của mình.
Con: Không có thông báo cho người dùng không có quyền truy cập chỉnh sửa
Google Trang tính có lợi thế là chia sẻ thời gian thực, có nghĩa là người xem có thể nhìn thấy những thay đổi được thực hiện đối với tệp trong thời gian thực. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ có quyền xem, Trang tính sẽ không thông báo cho bạn về bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với bảng tính.
Chỉ những người có quyền truy cập chỉnh sửa mới có thể bật thông báo qua email. Bạn có thể sử dụng các tiện ích bổ sung gửi thông báo đẩy để giúp loại bỏ vấn đề, nhưng điều đó còn lâu mới lý tưởng.
Con: Thiếu tự động hóa
Sử dụng phần mềm chuyên dụng để tạo lịch biểu của bạn sẽ không yêu cầu bạn nhập từng chi tiết theo cách thủ công. Các phần khác được cập nhật tự động nếu bạn thay đổi một phần của lịch trình.
Phần mềm nâng cao cũng sẽ thông báo cho bạn nếu bạn đang thực hiện quá nhiều ca làm việc hoặc mắc lỗi tiềm ẩn. Nếu bạn là một chuyên gia, bạn có thể thực hiện tự động hóa trong Trang tính. Tuy nhiên, hầu hết mọi người không có thời gian hoặc kiến thức kỹ thuật tiên tiến để thực hiện điều này.
Con: Mất nhiều thời gian hơn
Khi bạn sử dụng bảng tính, bạn phải nhập hầu hết mọi thứ theo cách thủ công hoặc tạo danh sách thả xuống. Phần mềm nâng cao giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thao tác chỉnh sửa thủ công vì chúng có tính năng kéo và thả trình xây dựng lịch biểu. Họ cũng có thể gửi email tự động bất cứ khi nào thay đổi lịch trình xảy ra.
Con: Không có các tính năng hiện đại
Google Trang tính thiếu các tính năng như theo dõi GPS, hoán đổi ca và quản lý PTO. Những tính năng này không cần thiết, nhưng có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều trong một số tình huống nhất định.
Lên lịch cuộc sống của bạn một cách hiệu quả
Google Trang tính chỉ là một trong nhiều cách để lên lịch cho cuộc sống và công việc của bạn. Mặc dù có một vài nhược điểm nhưng thực tế là miễn phí và dễ sử dụng khiến nó trở thành một lựa chọn khả thi, đặc biệt là khi bạn kết hợp nó với các ứng dụng Google Suite khác như Lịch Google.
